軟件自動化一般認為包括兩部分:程序設計自動化和文檔設計自動化。
辦公自動化
多年來,OA尚無一個確切的定義,人們對OA的看法和理解各有不同。筆者認為:OA本身就不是一個有確定界定的概念,它是一個過程、一種境界。它隨技術的發(fā)展而發(fā)展,隨人們辦公方式和習慣以及管理思想的變化而變化。在技術發(fā)展過程中的每一個階段,人們給OA賦予了不同的內容和新的想象,技術與管理的進步給OA打下了每一步發(fā)展的歷史烙印。同時,不同行業(yè)、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發(fā)展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。
現在有一種較普遍的偏見:認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結構化數據的處理和交換過程,面向的用戶群也只是機關辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實,今天看來,OA應有更豐富的內容和層面,更廣泛的用戶群。以下是筆者對OA在功能上以及所涉及的技術范疇的膚淺理解,愿與同行商榷。
功能方面:廣義面言,OA應該是一個企業(yè)除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者,便有不同的功能表現:
對于企業(yè)高層領導而言,OA是決策支持系統(DSS)。OA運用科學的數學模型,結合企業(yè)內部/外部的信息為條件,為企業(yè)領導提供決策參考和依據;
對于中層管理者而言:OA是信息管理系統(IMS),OA利用業(yè)務各環(huán)節(jié)提供的基礎“數據”,提煉出有用的管理“信息”,把握業(yè)務進程,降低經營風險,提高經營效率;
對于普通員工而言:OA是事務/業(yè)務處理系統。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準確、高效,愉快地工作。
技術范疇:OA是計算機技術在辦公業(yè)務中的合理應用。計算機技術是OA的前提。如果脫離計算機技術面闊談OA,無異于癡人說夢。沒有計算機技術,OA便成無源之水、無本之木。計算機對信息的存儲與處理能力極大地改變了人們的辦公方式,提高了工作效率。如:要建立決策支持系統,則需要數據倉庫 、OLAP等技術;要建立信息管理系統,則要有數據庫、程序設計語言等技術;要建立事務/業(yè)務處理系統,則離不開數據庫、設計良好的人機界面和工作流控制、OLTP等技術。
OA是利用通信技術來實現人與機器、機器與機器及人與人的交流。通信技術是OA的基礎?,F代辦公室不再是孤軍奮戰(zhàn),而是一個團隊的協同工作,團隊中成員之間的協調、合作離不開通信技術;現代辦公室也不再是閉門造車,企業(yè)需要與外界廣泛的信息交流,這更離不開通信技術。沒有通信技術的支持,OA便成空中樓閣。
OA是科學的管理思想在先進的技術手段下的物化??茖W的管理思想是實現OA的核心。計算機技術和通信技術僅僅是為實現OA打下了基礎,提供了可能。要真正實現OA,還需物化人類思維中科學管理的內容。正如僅有優(yōu)質的畫筆、畫板、顏料而沒有達.芬奇,就不會有蒙娜尼莎的微笑一樣。不體現人類管理智慧,就不會有真正的OA,如果有,也只是技術的堆砌和擺設。
由此而知,OA是計算機技術、通信技術與科學的管理思想完美結合的一種境界和理想。我們一直在為實現OA而努力,但我們的成果僅僅是在某些環(huán)節(jié)、某些方面、部分地實現了OA的功能,與真正的OA尚有差距,差距的根本在于應用系統對管理思想的實現方面。
為什么要OA
人類文明進步和發(fā)展的原動力無非是人類求得自身解放的需要。OA的出現和發(fā)展也正是來源于這種需要的牽引。
傳統的辦公方式極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力,埋沒了人的智慧和潛能,使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作,手工處理的延時和差錯,正是現代化管理中應該去除的弊端。用先進的、現代化的工具代替手工作業(yè),無疑是生產力發(fā)展的方向。OA對傳統辦公方式的變革,正是適應了人們的普遍需求,也順應了技術發(fā)展的潮流,自然成為業(yè)界追求的目標。
今天,在中國推行OA尤有其重要性和必要性:
1、OA對于面向二十一世紀的中國企業(yè)的經營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中,競爭取勝的法寶是信息,而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經落后于發(fā)達國家企業(yè),迫切需要通過推行OA來改善經營管理手段,提高管理水平,增強企業(yè)競爭力。
2、推行OA,能給中國企業(yè)的經營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾:企業(yè)經營和管理方式太不規(guī)范、太不嚴謹,缺乏全局觀和系統觀,人為因素太多,而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經營和管理帶來盲目性,而且為推進信息管理設置了障礙。推行OA,不僅是管理手段的改善,更重要的是帶來管理思想的進步。
3、企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務型轉變。OA為用戶提供的正是自我服務的支持,這正說明了OA已成為一種潮流,一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。
4、很多中國企業(yè)早在80年代初就著手建立企業(yè)的管理信息系統(MIS)。近20年過去了,我們沒有看到中國企業(yè)管理水平質的飛躍,其中,除了技術能力局限的原因外,還有觀念、認識方面的原因。過去做MIS,更多地注重了對規(guī)范的、結構化的數據的管理,而且走入了用先進的技術手段模擬手工操作的誤區(qū)。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別,不會有管理水平的提高。而OA所面向的對象是企業(yè)經營過程中所有可能產生的數據:結構化與非結構化的、多媒體的等等;OA所直指的目標是物化科學的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當然,過去的MIS也為我們今天的OA打下一個良好的基礎,也就是說OA的確很重要,同時實現OA也并非遙不可及。
如何實現OA
正面回答“如何實現OA”,筆者自認力不能及。正如前文所述,OA是一個過程和境界,是一個不斷發(fā)展變化的概念。我們的工作是努力接近OA的目標。筆者在公司從事了多年OA工作,公司的OA應用也初具規(guī)模,實施方式并非標準模式,OA的框架也并非標準樣板,因此,本文無意贅述公司的OA建設過程和框架,僅談談工作體會和經驗。
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