準(zhǔn)確而全面理解電子文件的內(nèi)涵和外延,是對其展開科學(xué)管理的前提。理解電子文件的概念,最重要的字眼在“文件”而非 “電子”上。國際標(biāo)準(zhǔn)ISO 15489—1: 2001《信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分: 通則》(已被采納為國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 26162. 1—...[繼續(xù)閱讀]

    (1)信息的非人工識(shí)讀性電子文件第一次使用了人工不可識(shí)讀的記錄符號(hào)——數(shù)字代碼,即人無法直接識(shí)讀和理解的經(jīng)過復(fù)雜編碼的 “比特”。此外,數(shù)字信息在傳輸、存儲(chǔ)中有時(shí)會(huì)經(jīng)過壓縮、加密等處理。只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序...[繼續(xù)閱讀]

    關(guān)于文件的構(gòu)成要素,國際文件、檔案管理領(lǐng)域有多種觀點(diǎn)。其中被廣為接受的是國際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)于1997年在《電子文件管理指南》中提出的文件三要素觀,即文件由內(nèi)容 (content)、結(jié)構(gòu) (structure) 和背景 (context) 三要素構(gòu)...[繼續(xù)閱讀]

    電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的、不可割裂的運(yùn)動(dòng)過程,這個(gè)過程被稱為電子文件生命周期 (life cycle)。電子文件生命周期可以根據(jù)文件的功能和價(jià)值形態(tài)的變化劃分為若干階段,如現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期。不...[繼續(xù)閱讀]

    按信息表現(xiàn)形態(tài),電子文件可以分為文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)文件和多媒體文件等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,不同類型文件之間的融合存儲(chǔ)現(xiàn)象也越來越多,文件類型之間的界線日益模糊。比如...[繼續(xù)閱讀]

    計(jì)算機(jī)文件是為操作系統(tǒng)所知的、已命名的、有序的字節(jié)序列,是計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)管理信息的基本單位,如2G的電影、一份空白的.doc文檔都是計(jì)算機(jī)文件的形式。計(jì)算機(jī)文件和電子文件是兩個(gè)角度、兩個(gè)專業(yè)領(lǐng)域的術(shù)語,不能將兩者等...[繼續(xù)閱讀]

    在我國文件、檔案管理領(lǐng)域,對于文件有兩種理解: 一種是狹義的理解,也稱為“小文件觀”,即“文件”特指還在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中的業(yè)務(wù)記錄,而歸檔之后的文件則被稱為 “檔案”,這種觀點(diǎn)在實(shí)際工作中比較普及,甚至在有些單位,“文...[繼續(xù)閱讀]

    (1) 電子文件是信息社會(huì)交往的基本工具人類在開展社會(huì)交往、實(shí)踐活動(dòng)的過程中,需要進(jìn)行信息的傳遞。文件不是零碎的信息片段,而是完整的業(yè)務(wù)憑證; 不是任意剪輯的信息,而是業(yè)務(wù)過程和結(jié)果的真實(shí)記錄?？梢哉f,離開了電子文件...[繼續(xù)閱讀]

    我國順應(yīng)信息時(shí)代證據(jù)形式的發(fā)展趨勢,通過法律法規(guī)的制定與更新,為電子文件法律證據(jù)地位的確立提供了依據(jù),主要見于 《中華人民共和國電子簽名法》、《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民事訴訟法》、《中華人民...[繼續(xù)閱讀]

    根據(jù) 《電子文件管理暫行辦法》,電子文件管理的基本目標(biāo)是維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。(1) 真實(shí)性文件的真實(shí)性表現(xiàn)在兩個(gè)方面: 一是文件在形成過程中的真實(shí),即某一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)...[繼續(xù)閱讀]